Non sono sempre sata una persona fissata con le agende, è un’esigenza nata da quando sono tri-mamma e gestisco da sola il mio lavoro. Allora ho passato ore cercando l’agenda perfetta che mi aiutasse a gestire al meglio il mio tempo, anzi, gli attimi di tempo tra le mille incombenze quotidiane.

Cosa cerco in un agenda

La mia agenda è la mia segretaria ma anche la mia motivatrice: mi accompagna, mi aiuta ad esser costante, mi ricorda le cose da fare ma anche gli obiettivi che mi sono posta.

Nella mia agenda ideale dovrebbe starci tutto il mio mondo: vita privata e lavorativa, piano di marketing e calendario editoriale, business plan e budget, menù settimanale e obiettivi dell’anno…

Cercavo uno strumento unico per poter gestire tutto, non troppo grande da poterlo mettere nello zaino ma nenache troppo piccolo per poterci scrivere comodamente. La carta delle pagine doveva essere spessa per poter scrivere con le penne a gel, evidenziare, disegnare con i pennarelli senza che l’inchiostro passasse sul retro del foglio.

Doveva avere una grafica semplice, minimal e pulita, le righe troppo grosse mettevano in secondo piano quello che scrivevo, le immagini colorate (che adoro) mi facevano fare viaggi mentali piuttosto che aiutarmi a concentrarmi sulle azioni da fare.

Ho provato con il bullet journal ma perdevo un sacco di tempo a disegnare piuttosto che a pianficiare e il fatto di non avere le date già scritte non mi aiutava a prendere impegni a lungo termine.

Non esiste? Facciamola!

Sono arrivata ad un punto in cui ho pensato: ok, non ho trovato quello che mi serve allora lo faccio io. Ed ora l’agenda che mi accompagna ogni giorno è in vendita qui!

Non basta però avere l’agenda per essere organizzati e pianificare bene. Bisogna saperla usare, deve diventare uno strumento di cui ci si può fidare completamente per liberare la testa. 

La prima cosa da fare è stabilire chiaramente a cosa ti serve e cosa ci vuoi scrivere.

Per me l’agenda è il punto di riferimento lavorativo: serve per pianificare i progetti e la comunicazione. Ho anche un calendario Google condiviso in famiglia per essere sempre aggiornata e a mia volta aggiornare gli impegni che coinvolgono altre persone, poi li trascrivo nell’agenda cartacea per non pianificare impegni in un giorno già pieno.

Uso il planner annuale per fissare i giorni di vacanza e gli impegni “esterni”; il planner trimestrale per decidere cosa fare a grandi linee durante l’anno; i planner mensili per la comunicazione (blog, social e newsletter); la sezione settimanale, l’agenda vera e propria, per avere sotto controllo con un’unica occhiata tutti i progetti in corso, gli appuntamenti e le scadenze settimanali.

Aggiungo anche post-it per segnare appunti, note, liste… che a volte si muovono di settimana in settimana.

Non solo agenda

Oltre all’agenda sulla mia scrivania ci sono altri due quaderni:

• un piccolo quadernetto di Muji dove appunto tutte le idee che mi vengono in mente, che consulto regolarmente nelle giornate di pianificazione;
• un meraviglioso quaderno di Linda Nuove Abitudini che contiene l’essenza del mio brand: vision, mission, business plan…

 Le mie regole per usare bene l’agenda:

• scrivere tutto, subito: impegni privati e di lavoro;
• tenerla sempre aperta in vista sopra la scrivania;
• aggiungere divisori con linguetta per trovare subito le pagine importanti (obiettivi, piano annuale, piano del mese in corso);
• usare un codice colore: rosso per gli appuntamenti, verde per gli impegni familiari, nero per il lavoro, blu per le note, rosa per il tempo per me;
• barrare le cose fatte (grande soddisfazione!);
• segnare al massimo tre attività importanti da fare per ogni giorno;
• prendermi un momento ogni settimana per organizzare quella successiva.

La cosa più importante: fare quello che ho scritto in agenda! 🙂

Vuoi approfondire il tema dell’agenda? Ecco un link utile con i consigli di Organizzatips.